Matéria atualizada em 24 de março de 2017 para correção de alguns dados
Síntia Araújo Satelis Martins trabalha com processos de publicidade da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais. Depois de mais de quatro horas de curso de capacitação para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ela compartilha o quanto vai economizar no trabalho com a implementação da nova ferramenta tecnológica.
“O protocolo que levava um dia para chegar não leva nem um minuto. Também tem um monte de papéis e pastas que agora podem ser usados para outras coisas”, explica a assessora especial de 26 anos.
Segundo a Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão, o SEI é uma plataforma eletrônica on-line que permite a tramitação de processos e documentos. A intenção é fazer com que a burocracia diminua e a velocidade dos procedimentos de governo aumente, além de melhorar a transparência e reduzir os custos.
A criação do SEI e a capacitação de servidores
O serviço é implementado no governo de Brasília por meio da Secretaria de Planejamento, que organiza a capacitação dos servidores. A meta é que 100% deles em breve saibam operar o SEI.
A intenção é fazer com que a burocracia diminua e a velocidade dos procedimentos aumente, além de melhorar a transparência e reduzir custosdireita
Para isso, a pasta escolhe grupos de 20 trabalhadores por órgão participante do SEI. Eles recebem treinamento, dado com apoio da Escola de Governo (Egov), e se tornam multiplicadores para distribuir os conteúdos internamente.
Fica por conta dos órgãos determinar como passar o conhecimento dos multiplicadores aos demais servidores. A Secretaria de Gestão do Território e Habitação, por exemplo, criou um kit projetor para ensinar diretamente nos escritórios, enquanto a Secretaria de Fazenda e a Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais montaram cursos.
Uma plataforma escolhida como solução nacional
Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, o SEI foi escolhido como solução para o Processo Eletrônico Nacional. A iniciativa foi do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, com o objetivo de criar uma infraestrutura pública de processos e documentos eletrônicos.
Para o sistema ser implementado na administração de Brasília, foi firmado acordo com o Ministério, por meio da Secretaria de Planejamento. Cada órgão e pasta do governo local que for colocar os processos no SEI precisa ter uma portaria conjunta assinada pela secretária Leany Lemos.
Com a centralização eletrônica, as trocas entre as pastas ficam mais rápidas. Um documento que precisava ser protocolado e levado entre duas secretarias é enviado e recebido imediatamente. Isso porque o sistema legitima instantaneamente a comunicação e pode ser acessado em celular, tablet ou computador.
Mesmo com a centralização física dos arquivos, os procedimentos sigilosos dos órgãos são separados uns dos outrosesquerda
Assim, é possível economizar papel e combustível. Para que o sistema funcione com todos os documentos e processos em rede, foi criado um datacenter (base física das informações) na Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação, vinculada à Secretaria de Planejamento.
Mesmo com a centralização física dos arquivos, os procedimentos sigilosos dos órgãos são separados uns dos outros. Apenas os documentos públicos ficam disponíveis para todos os servidores com acesso ao sistema.
Até o momento, estes são os 13 órgãos de Brasília com processos introduzidos no SEI:
- Arquivo Público
- Casa Civil
- Casa Militar
- Controladoria-Geral do DF
- Corpo de Bombeiros Militar do DF
- Instituto Brasília Ambiental (Ibram)
- Polícia Militar do DF
- Procuradoria-Geral do DF
- Secretaria de Fazenda
- Secretaria de Gestão do Território e Habitação
- Secretaria de Mobilidade
- Secretaria de Planejamento
- Secretaria de Saúde
A Secretaria de Planejamento prevê que sejam 30 órgãos até o fim de 2017. Toda a administração local deve estar com os processos no sistema até 2019.
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